การจัดการข้อมูลในเมนู Lead (Leads)

Lead คือ ผู้ที่สนใจในสินค้า บริการ หรือกิจกรรมที่เรานำเสนอ โดยมีข้อมูลต่าง ๆ ที่สามารถระบุตัวตนได้ เช่น ชื่อ-นามสกุล อีเมล เบอร์โทรศัพท์ ฯลฯ ซึ่งหากมีการติดต่อพูดคุยกับ Lead แล้ว มีแนวโน้มจะซื้อสินค้าหรือใช้บริการจริง ก็สามารถขึ้นทะเบียน (Register) เพื่อเก็บเป็นข้อมูลบัญชีลูกค้าได้ต่อไปค่ะ

โดยในระบบ R-CRM จะแสดงผล Inbox ซึ่งเป็นหน้าหลักที่รวมข้อมูล Leads ที่มีอยู่ พร้อมแสดงสถานะ และเครื่องมือสำหรับจัดการข้อมูล Leads ดังนี้

  1. สร้าง Lead ใหม่ (Add New Lead)
     
  2. จัดการข้อมูล Lead ในกล่อง Inbox

  3. การใส่ข้อมูลการติดตามในหน้า ข้อมูลของ Lead

    3.1. ขั้นตอน ติดต่อ (Contact)

         3.1.1. หัวข้อ ประวัติ (History) : เพิ่มบันทึกการติดต่อ หรือส่งอีเมลรายละเอียดสินค้า/บริการ ใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ให้ Lead

         3.1.2. ตั้งเวลาแจ้งเตือน (Reminder) 
    : กำหนดเวลาที่จะติดต่อ Lead แต่ละรายในครั้งถัดไป

         3.1.3. สร้างใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้ (Quotation & Invoice)

         3.1.4. ปุ่มเสร็จสิ้นขั้นตอนนี้ (Complete this Step) ในขั้นตอนติดต่อ 


    3.2. ขั้นตอน ข้อเสนอ (Proposal)


    3.3. ขั้นตอน ต่อรอง (Negotiation)

  4. กล่อง “เลิกติดตาม” (Lost)

  5. กล่อง "ส่งต่อ" (Sent)

  6. กล่อง“ข้อมูลไม่ถูกต้อง" (Junk)

  7. การใช้งานเมนู ปฏิทินของฉัน (My Calendar)

  8. เมนู ป้ายกำกับ (Labels)

  9. เมนู ป้ายกำกับของฉัน (My Labels)


1. สร้าง Lead ใหม่ (Add New Lead)

ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มข้อมูล Lead ได้ ด้วยการกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม เพื่อเพิ่ม Lead เองทีละรายการ

โดยการเพิ่มข้อมูล Lead ในที่นี้ อาจเป็นการสร้างข้อมูลใหม่ สำหรับผู้ที่ไม่เคยติดต่อมาก่อน หรือหากเป็นลูกค้าเก่าที่ติดต่อเข้ามาเพื่อซื้อสินค้าเพิ่ม ก็สามารถสร้างรายการ Lead จากบัญชีของลูกค้าที่มีอยู่ได้ ตามขั้นตอนดังนี้ค่ะ

  • กรณีสร้าง Lead ใหม่ (Add New Lead) มีข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอก คือ ชื่อ เบอร์โทรศัพท์ และแหล่งที่มาของ Lead รายการนี้ หากมีข้อมูลอื่น ๆ เพิ่มเติม ผู้ใช้งานสามารถกรอกรายละเอียดให้ครบถ้วนได้ และคลิก “บันทึก

 

 

เมื่อกดบันทึกแล้ว หากข้อมูลเบอร์โทรศัพท์ หรือ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของ Lead ใหม่ที่จะเพิ่มนี้ ซ้ำกับ Lead ที่ผู้ใช้คนอื่นเป็นเจ้าของอยู่ ระบบจะแสดง pop-up เตือน พร้อมแสดงข้อมูลรายการ Lead ที่ซ้ำ (ยกเว้นกรณีที่ผู้ใช้เคยเป็นเจ้าของ Lead หรือส่งต่อ Lead ที่มีข้อมูลเบอร์โทรศัพท์หรืออีเมลนี้ ระบบจะไม่แจ้งเตือนค่ะ)

โดยคุณสามารถเลือกได้ว่า จะยกเลิกการเพิ่ม Lead ใหม่นี้ โดยกดปุ่ม "ยกเลิก" หรือจะดำเนินการบันทึกข้อมูล Lead ใหม่เข้าสู่ระบบต่อไป ให้กดปุ่ม "ใช่ สร้างรายการนี้

 

  • กรณีเลือกจากบัญชีลูกค้าที่มีอยู่ (Select an existing account) สามารถค้นหาข้อมูลด้วยชื่อบัญชีลูกค้าหรืออีเมล ระบบจะแสดงบัญชีลูกค้าที่ตรงกับคำค้น ผู้ใช้งานสามารถคลิกเลือกบัญชีที่ต้องการใช้งาน คลิกเลือกแหล่งที่มาของ Lead และคลิก “บันทึก” เพื่อยืนยันการเพิ่ม Lead ใหม่ค่ะ

 

หมายเหตุ

หากมีข้อมูล Lead จำนวนมาก สามารถเพิ่มข้อมูลได้ด้วยการนำเข้าด้วยไฟล์ CSV (สามารถทำได้เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้น) ดูวิธีการใช้งานได้ที่ เมนู นำเข้า Lead (Manage Import Lead)

 


 

2. จัดการข้อมูล Lead ในกล่อง Inbox

การแสดงข้อมูล Lead ที่เข้ามาในระบบแล้ว โดยมีข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการใช้งานดังนี้ 

  • กรณีมีผู้ใช้งานหลายคนในบัญชีเดียวกัน ผู้ใช้งานจะมองเห็น Lead ใน Inbox เฉพาะรายการที่ผู้ใช้แต่ละรายเป็นผู้นำเข้า (Import) เองเท่านั้น แต่จะเห็นบัญชีทะเบียนลูกค้า (Register Account) แล้ว ร่วมกันทั้งหมด


  • สำหรับผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถดูรายการ Lead ที่ตนเองเป็นผู้นำข้อมูลเข้า และ Lead ของผู้ใช้งานทุกคนในระบบได้ หรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นหัวหน้าทีม จะมองเห็นข้อมูล Lead ของสมาชิกทีมที่ตัวเองเป็นหัวหน้าอยู่ โดยเลือกจาก Dropdown ที่อยู่เหนือ Inbox นี้ เพื่อสลับมุมมองได้แก่

               

               - รายการ Lead ของฉัน (My Leads)

               - รายการ Lead ของทุกคน (Leads from everyone)

               - รายการ Lead ที่ไม่มีผู้ดูแล (Recycled Leads)

               - รายชื่อทีมที่ตนเองเป็นหัวหน้า

               - รายชื่อผู้ใช้งานระบบ R-CRM ซึ่ง Admin หรือหัวหน้าทีม สามารถพิมพ์คีย์เวิร์ด เพื่อกรองชื่อผู้ใช้หรือชื่อทีมที่ต้องการได้


โดยเมื่อสลับมุมมองมาดูรายการ Lead ของทุกคน จะมีผลต่อ

     - การแสดงจำนวน Leads ในกล่อง Inbox จะมีจำนวนรวมเพิ่มมากขึ้น
 
     - กล่องส่งต่อ (Sent) และเมนู ป้ายกำกับของฉัน (My Labels) จะถูกซ่อน เพื่อป้องกันความสับสนในการจัดการรายการข้อมูล

     - ในเมนู ปฏิทิน จะมองเห็น รายการ Leads ที่มีการตั้งเวลาติดตามต่อของผู้ใช้ทั้งหมดในระบบ เหมือนกับในเมนู ปฏิทินรวม (All Calendars)

     
- ป้ายกำกับของระบบ (System Labels) จะแสดงจำนวนหลีดทั้งหมดที่ติดป้ายกำกับอยู่

 

  • ถ้าเป็นรายการ Lead ที่รอดำเนินการ คือผู้ใช้งานยังไม่เคยมีการลงบันทึกการติดต่อใด ๆ รวมถึง Lead ที่มีการตั้งเวลา และได้ถึงกำหนดที่ต้องติดต่อลูกค้าในวันนั้น ๆ จะแสดงข้อมูลตัวอักษรเป็นตัวหนา และระบบจะนำข้อมูล Lead ที่รอดำเนินการเหล่านี้ มาแสดงเป็นตัวเลขบอกที่จำนวนข้างหัวข้อ Inbox


 

  • หากมีข้อมูล Lead ใน Inbox จำนวนมาก ผู้ดูแลหรือผู้ใช้งานสามารถพิมพ์ชื่อทะเบียนลูกค้าในช่องค้นหา (คลิกรูปแว่นขยายที่เมนูด้านบน) เพื่อดูข้อมูลรายการทะเบียนลูกค้าที่ต้องการได้อย่างเฉพาะเจาะจง

    หรือคลิก "ตัวกรอง" เพื่อเลือกดูข้อมูล Lead ตามสถานะการติดต่อได้


 

  • สามารถคลิกสัญลักษณ์  (Action Menu) ที่ด้านขวาของ Lead แต่ละรายการ เพื่อเลือกการดำเนินการเพิ่มเติม ได้แก่

         - ดูรายละเอียด Lead : คลิกเพื่อดูหรือแก้ไขข้อมูลของ Lead รายการที่ต้องการ

         - ดูรายละเอียดทะเบียนลูกค้า : กรณี Lead รายการนี้ เคยได้รับการขึ้นทะเบียนลูกค้า (Registered) แล้ว จะสามารถคลิกดูข้อมูลทะเบียนลูกค้าเพิ่มเติมได้

         - ติดป้ายกำกับ : เป็นเครื่องมือสำหรับจัดระเบียบกลุ่ม Lead ใน Inbox เพื่อความสะดวกในการดูข้อมูลเบื้องต้น ซึ่งเปรียบเทียบการทำงานของป้ายกำกับ เหมือนกับ “โฟลเดอร์” ในคอมพิวเตอร์นั่นเองค่ะ 

         - ย้ายไปกล่อง เลิกติดตาม : กรณีที่ผู้ใช้งานติดต่อ Leads แล้ว ไม่มีแนวโน้มหรือมีความเป็นไปได้น้อยที่ Lead จะซื้อสินค้าหรือใช้บริการ ผู้ใช้งานสามารถลงประวัติและย้ายรายการ Lead นั้น ๆ มายังกล่อง “เลิกติดตาม” ได้

         - ย้ายไปกล่อง ข้อมูลไม่ถูกต้อง : กรณีที่ไม่สามารถติดต่อกลับไปยังข้อมูล Leads ได้ ผู้ใช้งานสามารถลงประวัติและย้ายรายการ Lead นั้น ๆ มายังกล่อง “ข้อมูลไม่ถูกต้อง” ได้

         - ส่งต่อ Lead : กรณี Lead รายการนี้ มีผู้ใช้งานคนอื่นเป็นผู้ดูแลหรือประสานงานติดต่อลูกค้า สามารถส่ง Lead ไปที่ Inbox ของผู้ดูแลคนนั้น ๆ ได้

         - ใบเสนอราคา : ผู้ใช้งานสามารถเข้าไปสร้างและจัดการใบเสนอราคาให้กับ Lead แต่ละรายการได้ทันที โดยไม่ต้องเข้าหน้าจอส่งอีเมล

 

หรืออีกหนึ่งช่องทางในการจัดการข้อมูล Lead เพิ่มเติม คือ ให้คลิกที่รายการ Lead เพื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียดของ Lead แต่ละรายการ จากนั้น ให้คลิกที่สัญลักษณ์  (Action Menu) ที่ด้านขวา และเลือกการดำเนินการเพิ่มเติมได้เช่นกันค่ะ

 

และในกรณีที่เบอร์โทรศัพท์หรืออีเมลของ Lead ใน Inbox ของเรา ซ้ำกับ Lead ที่ผู้ใช้คนอื่นเป็นเจ้าของอยู่ เมื่อคลิกเข้าสู่หน้า "ข้อมูลของ Lead" จะแสดงผลสัญลักษณ์  และสามารถคลิกที่สัญลักษณ์ดังกล่าว เพื่อดูรายละเอียดข้อมูลที่ซ้ำและดูว่าผู้ใช้งานคนใดเป็นเจ้าของ Lead รายการนี้ เพื่อดำเนินการส่งงานหรือติดต่อกลับลูกค้าต่อไป

การแก้ไขข้อมูล Lead

โดยปกติแล้ว ข้อมูลรายละเอียดของ Lead เช่น เบอร์โทร หรืออีเมล เป็นต้น ผู้ใช้งานทั่วไป หรือ user จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลของ Lead ดังกล่าวได้ด้วยตนเอง หากจะแก้ไขจะต้องให้ผู้ที่เป็นผู้ดูแลระบบ หรือ Admin ทำการแก้ไขข้อมูลของ Lead ให้

แต่เนื่องจากว่า ทุกๆ Lead ที่ถูกเพิ่มเข้ามายัง R-CRM จะถูกขึ้นทะเบียนลูกค้า (Account) ไว้ และในทะเบียนลูกค้านั้น จะมีข้อมูลของผู้ติดต่ออยู่ ในในกรณีที่เซลส์ หรือ ผู้ใช้งานระบบทั่วไป (user) ทำการติดต่อกับ Lead ดังกล่าว และพบว่ามีข้อมูลรายละเอียดของ Lead ดังกล่าวที่จำเป็นต้องแก้ไข เช่น อีเมล หรือ เบอร์โทร ผู้ใช้งานระบบสามารถแก้ไขที่ข้อมูลผู้ติดต่อแทนได้ โดยทำได้ดังนี้

- คลิกที่รายการ Lead ที่ต้องการแก้ไข ระบบจะแสดงข้อมูลของ Lead ตามรูปข้างล่าง ให้คลิกที่ชื่อของ Lead เพื่อดูรายละเอียดของ Lead ดังกล่าว 

- ในแถบเมนูย่อย "ผู้ติดต่อ" ผู้ใช้งานระบบ หรือ user จะสามารถแก้ไขข้อมูลได้ โดยการคลิกที่ปุ่ม "เปลี่ยน / แก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ"

- หากต้องการแก้ไขข้อมูล ให้คลิกที่เมนูในกรอบสีแดง เพื่อแก้ไขข้อมูลติดต่อ (หรือหากต้องการเพิ่มข้อมูลผู้ติดต่อใหม่ ให้คลิกที่ปุ่มสีฟ้า "เพิ่มข้อมูลผู้ติดต่อ")

- แก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ ตามที่ต้องการ และกดที่ปุ่ม "บันทึก" เพื่อบันทึกข้อมูล


 

3. การใส่ข้อมูลการติดตามในหน้า ข้อมูลของ Lead

เมื่อผู้ใช้งานทำการติดต่อ Lead แต่ละรายการ สามารถลงบันทึกข้อมูลการติดต่อได้ แบ่งเป็น 3 ขั้นตอนหลัก ได้แก่

     - ขั้นตอน ติดต่อ 

     - ขั้นตอน ข้อเสนอ 

     - ขั้นตอน ต่อรอง 

หมายเหตุ : ผู้ดูแลระบบสามารถแก้ไขชื่อขั้นตอนทั้ง 3 ขั้นข้างต้น และขั้นตอนปิดการขาย ให้เป็นชื่ออื่น ๆ ตามต้องการได้ ดูรายละเอียดเพิ่มเติม คลิกที่นี่

 

     3.1 ขั้นตอน ติดต่อ (Contact)

เป็นขั้นตอนแรกที่ผู้ดูแลจะดูรายละเอียด Lead ที่เข้ามา พร้อมติดต่อกลับเพื่อตรวจสอบข้อมูลเบื้องต้น โดยสามารถบันทึกข้อมูลการติดต่อหรือจัดการ Lead แต่ละรายได้ ตามรายละเอียดดังนี้

  • 3.1.1. หัวข้อ ประวัติ (History) ผู้ใช้งานสามรถเพิ่มบันทึกการติดต่อกับ Lead รายการนี้ เพื่อเป็นบันทึกช่วยจำ รวมถึงสามารถแนบไฟล์ประกอบที่ได้รับจาก Lead  เช่น ไฟล์สลิปหลักฐานการชำระเงินค่าสินค้า  เป็นต้น โดยรองรับไฟล์แนบได้ถึง 10 นามสกุล

 

 นอกจากนี้ยังสามารถคลิกแท็บ ส่งอีเมล เพื่อแจ้งรายละเอียดสินค้าหรือบริการเพิ่มเติม รวมถึงส่งใบเสนอราคา ไปให้กับ Lead รายนี้ได้ ดังนี้

 

 

1. ผู้รับ : ระบบจะดึงอีเมลจากข้อมูลของ Lead มาใส่ในช่องผู้รับให้อัตโนมัติ แต่ผู้ใช้งานสามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบอีเมลผู้รับได้เอง รวมถึงกรอกข้อมูลแบบ CC (ทำสำเนา) หรือ BCC (ส่งแบบสำเนาลับ) ไปให้ผู้รับอีเมลอื่น ๆ ได้ตามต้องการ

2. หัวข้อ : กรอกหัวข้ออีเมล (Subject) เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบ

3. ข้อความ : ระบบจะนำข้อมูลตามที่ผู้ดูแลระบบ ตั้งค่าเริ่มต้นไว้ที่เมนู "รูปแบบอีเมล" มาแสดงผลเป็นค่าเริ่มต้น แต่ผู้ใช้งานสามารถแก้ไข เปลี่ยนแปลงรายละเอียดในเนื้อหาข้อความอีเมลได้ตามความเหมาะสม

4. แนบไฟล์ สามารถจัดการไฟล์ต่าง ๆ สำหรับส่งให้ Lead ผ่านอีเมลได้ ดังนี้

     4.1. ไฟล์เอกสาร : หากผู้ดูแลระบบมีการเพิ่มเอกสารแนบไว้ที่เมนู "จัดการเอกสาร" เช่น ข้อมูลแนะนำสินค้าและบริการ, โบรชัวร์แนะนำโปรโมชั่น ฯลฯ ผู้ใช้งานจะสามารถเลือกไฟล์เพื่อส่งให้ Lead ได้จากส่วนนี้ค่ะ

 

     4.2. ใบเสนอราคา : กรณีที่ผู้ใช้งานทราบว่า Lead สนใจสินค้าหรือบริการใด สามารถสร้างใบเสนอราคา และส่งอีเมลให้ Lead ได้

 

     4.3. ใบแจ้งหนี้ : สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ โดยอ้างอิงจากใบเสนอราคาที่ได้เพิ่มในรายการ Lead นั้น ๆ แล้ว

 

     4.4. อัพโหลด : ผู้ใช้งานสามารถอัพโหลดไฟล์เอกสารและส่งอีเมลให้ Lead ได้โดยตรง ซึ่งรองรับการอัพโหลดไฟล์กว่า 10 นามสกุล

     หมายเหตุ : การส่งอีเมล 1 ครั้ง สามารถแนบไฟล์ได้ครั้งละหลายไฟล์ ขนาดไฟล์ทั้งหมดรวมกัน ครั้งละไม่เกิน 20 MB (ดูขนาดไฟล์รวมได้จากแถบสถานะใต้หัวข้อแนบไฟล์) และสามารถคลิกที่ไฟล์ที่แนบในอีเมลสำเร็จแล้ว เพื่อลบไฟล์นั้น ๆ ออกจากอีเมลได้

     5. สำเนาถึงฉันด้วย : หากคลิกเลือกหัวข้อนี้ เมื่อกดส่งอีเมลแล้ว ผู้ใช้งานจะได้รับอีเมลนี้ฉบับส่งถึงตัวเองด้วย

     6. ส่ง : เมื่อตรวจสอบข้อมูลในอีเมลว่าถูกต้องครบถ้วน สามารถคลิกปุ่ม "ส่ง" อีเมลออกจากระบบไปให้กับ Lead ได้ทันที

 

  • 3.1.2. ตั้งเวลาแจ้งเตือน (Reminder) ในกรณีที่ไม่สามารถติดต่อ Lead ได้ เช่น ไม่รับโทรศัพท์ ผู้ใช้งานสามารถกำหนดเวลาที่จะติดต่อ ซึ่งระบบจะขึ้นแจ้งเตือนกำหนดการติดต่อลูกค้าครั้งถัดไป

    โดยสามารถเลือกตั้งเวลาแจ้งเตือน ได้เร็วที่สุด คือ 5 นาทีนับจากเวลาปัจจุบัน

 

 

โดยเมื่อถึงกำหนดเวลาการติดต่อตามที่ตั้งไว้ รายการ Lead นั้น ๆ จะแสดงผลใน Inbox เป็นตัวอักษรหนา (เหมือนเป็นรายการ Lead ใหม่) และรายการที่ตั้งเวลาแจ้งเตือนไว้ แต่ยังไม่ถึงกำหนดเวลาติดต่อ จะมีสัญลักษณ์รูปนาฬิกาแสดงผล

 

  • 3.1.3. หัวข้อใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้ (Quotation & Invoice)

    กรณีที่ผู้ใช้งานทราบว่า Lead สนใจสินค้าหรือบริการใด สามารถสร้างใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ พร้อมส่งให้ Lead แต่ละรายทางอีเมลได้ 


การใช้งานใบเสนอราคา (Quotation)

ผู้ใช้งานสามารถคลิกสร้างใบเสนอราคาได้จาก คอลัมน์ใบเสนอราคา (ใต้หัวข้อตั้งเวลาแจ้งเตือน) หรือคลิกสร้างจากปุ่ม ใบเสนอราคา ภายใต้หัวข้อแนบไฟล์ในแท็บส่งอีเมล 

เมื่อคลิกแล้วจะปรากฎหน้าต่าง "สร้างใบเสนอราคา" โดยมีส่วนสำหรับตั้งค่า ได้แก่


 

  • ตำแหน่งหมายเลข 1 เลือกภาษา : สามารถเลือกสร้างใบเสนอราคา เป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ

  • ตำแหน่งหมายเลข 2 ข้อมูลธุรกิจและเงื่อนไข : ข้อมูลธุรกิจและหมายเลขที่แสดงผลในใบเสนอราคา มาจากส่วนตั้งค่าข้อมูลธุรกิจ จากหัวข้อ "ข้อมูลติดต่อ" และเงื่อนไขที่อยู่ในหัวข้อ "ข้อมูลการเงิน" ซึ่งผู้ใช้งานทั่วไปจะมองเห็น แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ (ผู้เป็น Admin ของแอคเคาท์ธุรกิจ จะเป็นผู้เปลี่ยนแปลงแก้ไขได้เท่านั้น)

  • ตำแหน่งหมายเลข 3 กรอกข้อมูลผู้รับและผู้ส่ง : เบื้องต้นระบบจะดึงข้อมูลของ Leads และข้อมูลของผู้ใช้งานที่มี มาใส่ในช่องฟอร์มให้อัตโนมัติ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถพิมพ์เพิ่มหรือแก้ไขได้ตามต้องการ

  • ตำแหน่งหมายเลข 4 เพิ่มสินค้า : ระบุสินค้าหรือบริการที่ Lead สนใจในใบเสนอราคา โดยสามารถเลือกจากรายการสินค้าที่ Admin ตั้งค่าไว้ในส่วน "จัดการสินค้า" หรือคลิกตัวเลือก "กำหนดเอง" ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเพิ่มข้อมูลสินค้าใหม่ได้ และข้อมูลที่เพิ่มก็จะถูกเพิ่มในส่วน "จัดการสินค้า" เพื่อให้ Admin ตรวจสอบได้เช่นกัน

    ในใบเสนอราคา 1 ใบ ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มสินค้าได้หลายรายการ และสามารถเปลี่ยนลำดับการแสดงผลรายการสินค้า โดยคลิกเมาส์ลากบริเวณสัญลักษณ์  ที่รายการและปล่อยในตำแหน่งที่ต้องการ หรือลบรายการสินค้าออกจาใบเสนอราคา โดยคลิกสัญลักษณ์  

    และเมื่อเพิ่มสินค้าเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงผลมูลค่ารวมในส่วนท้าย

  • ตำแหน่งหมายเลข 5 ข้อความถึงผู้รับ : หากมีรายละเอียดเพิ่มเติมที่ผู้ใช้งานต้องการแจ้งแก่ Lead สามารถพิมพ์แจ้งในช่องนี้ได้ ข้อมูลนี้จะถูกบันทึกและแสดงผลในใบเสนอราคานั้น ๆ 

  • ตำแหน่งหมายเลข 6 บันทึกช่วยจำ : ข้อมูลที่ผู้ใช้งานพิมพ์ในช่องนี้ จะแสดงผลในหน้าต่าง "ข้อมูลของ Lead" บริเวณใบเสนอราคาที่ได้รับการบันทึกแล้วเท่านั้น

  • ตำแหน่งหมายเลข 7 ดูตัวอย่างและบันทึก สามารถคลิกดูตัวอย่างไฟล์ใบเสนอราคาที่กรอกข้อมูลแล้ว หากมีจุดใดต้องการแก้ไขจะยังคงย้อนกลับไปแก้ไขได้ 

    และเมื่อตรวจสอบข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก บันทึก ซึ่งผู้ใช้งานจะไม่สามารถกลับมาแก้ไขรายละเอียดใด ๆ ในใบเสนอราคาได้อีก


ใบเสนอราคาที่ถูกบันทึกแล้ว จะแสดงผลที่หน้าข้อมูลของ Lead ที่คอลัมน์ใบเสนอราคา (ใต้หัวข้อตั้งเวลาแจ้งเตือน) รวมถึง เป็นตัวเลือกอยู่ใน ปุ่มใบเสนอราคา ภายใต้หัวข้อแนบไฟล์ในแท็บส่งอีเมลเพื่อส่งไปให้กับ Lead ซึ่งผู้ใช้งานสามารถคลิกสัญลักษณ์  (Action Menu) เพื่อจัดการเพิ่มเติมได้ ดังนี้

 

1. ดาวน์โหลด : ผู้ใช้งานสามารถดาวน์โหลดใบเสนอราคาและจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ PDF ได้

2. เลือกใช้งาน / ยกเลิกการใช้งาน : กรณีที่มีการเพิ่มใบเสนอราคามากกว่า 1 ไฟล์ ภายในรายการ Lead เดียวกัน ผู้ใช้งานสามารถกำหนดเลือกใช้งานใบเสนอโดยจะมีประโยชน์ต่อการดูข้อมูลรายงานสถิติ ว่ามูลค่าของ Lead ที่ปิดการขายแต่ละรายการสามารถปิดการขายด้วยใบเสนอราคาฉบับใด และยังสามารถยกเลิกการใช้งานใบเสนอราคาที่ไม่ได้ใช้งานแล้วได้ค่ะ 

3. คัดลอก : คลิกสร้างใบเสนอราคาใหม่ โดยคัดลอกข้อมูลเริ่มต้นจากใบเสนอราคาเดิมนี้

4. แก้ไข :  เป็นการแก้ไขข้อมูลผู้รับและผู้ส่งรวมไปถึงการบันทึกรายละเอียดต่างๆเพิ่มเติมได้ค่ะ โดยเลขใบเสนอราคายังคงเป็นเลขเดิม แต่จะมา(R1) เพื่อให้ทราบได้ว่าดำเนินการแก้ไขไปกี่ครั้งและต้องการใช้งานใบเสนอราคาไหนค่ะ

4. สร้างใบแจ้งหนี้ : ใช้ข้อมูลในใบเสนอราคานี้ เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้และให้ระบบส่งอีเมลออกไปให้ Lead ได้

 


การใช้งานใบแจ้งหนี้ (Invoice)

เบื้องต้นการสร้างใบแจ้งหนี้ จะต้องอ้างอิงจากใบเสนอราคาที่ได้เพิ่มในรายการ Lead นั้น ๆ แล้ว โดยสามารถเพิ่มใบแจ้งหนี้ได้จาก 3 ส่วน ได้แก่

     - คลิกสัญลักษณ์  (Action Menu) ที่บริเวณใบแจ้งหนี้ที่ต้องการ จากนั้นคลิก "สร้างใบแจ้งหนี้"

     - ในหน้าข้อมูล Lead รายการที้ต้องการ คลิกที่คอลัมน์ใบแจ้งหนี้ (ใต้หัวข้อตั้งเวลาแจ้งเตือน) จากนั้นคลิก "สร้างใบแจ้งหนี้"

     - ภายใต้หัวข้อแนบไฟล์ ในแท็บส่งอีเมล คลิกปุ่มใบแจ้งหนี้


 

เมื่อคลิกปุ่ม "สร้างใบแจ้งหนี้" จะปรากฎหน้าต่างให้เลือกใบเสนอราคาที่ต้องการ และคลิกปุ่ม "สร้าง"


 

จะปรากฎหน้าสำหรับสร้างใบแจ้งหนี้ โดยมีส่วนสำหรับตั้งค่า ได้แก่


  • ตำแหน่งหมายเลข 1 เลือกภาษา : สามารถเลือกสร้างใบแจ้งหนี้ เป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ

  • ตำแหน่งหมายเลข 2 ข้อมูลธุรกิจและเงื่อนไข : ข้อมูลธุรกิจและหมายเลขที่แสดงผลในใบแจ้งหนี้ มาจากส่วนตั้งค่าข้อมูลธุรกิจ จากหัวข้อ "ข้อมูลติดต่อ" และเงื่อนไขที่อยู่ในหัวข้อ "ข้อมูลการเงิน" ซึ่งผู้ใช้งานทั่วไปจะมองเห็น แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ (ผู้เป็น Admin ของแอคเคาท์ธุรกิจ จะเป็นผู้เปลี่ยนแปลงแก้ไขได้เท่านั้น)

  • ตำแหน่งหมายเลข 3 กรอกข้อมูลผู้รับและผู้ส่ง : เบื้องต้นระบบจะดึงข้อมูลของ Leads และข้อมูลของผู้ใช้งานที่มี มาใส่ในช่องฟอร์มให้อัตโนมัติ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถพิมพ์เพิ่มหรือแก้ไขได้ตามต้องการ

  • ตำแหน่งหมายเลข 4 สินค้า : เป็นสินค้าหรือบริการที่ Lead สนใจ โดยเป็นข้อมูลที่ผู้ใช้งานได้ระบุไว้ในใบเสนอราคาที่เลือกมา

  • ตำแหน่งหมายเลข 5 ข้อความถึงผู้รับ : หากมีรายละเอียดเพิ่มเติมที่ผู้ใช้งานต้องการแจ้งแก่ Lead สามารถพิมพ์แจ้งในช่องนี้ได้ ข้อมูลนี้จะถูกบันทึกและแสดงผลในใบแจ้งหนี้นั้น ๆ 

  • ตำแหน่งหมายเลข 6 บันทึกช่วยจำ : ข้อมูลที่ผู้ใช้งานพิมพ์ในช่องนี้ จะแสดงผลในหน้าต่าง "ข้อมูลของ Lead" บริเวณใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการบันทึกแล้วเท่านั้น

  • ตำแหน่งหมายเลข 7 ดูตัวอย่างและบันทึก สามารถคลิกดูตัวอย่างไฟล์ใบแจ้งหนี้ที่กรอกข้อมูลแล้ว หากมีจุดใดต้องการแก้ไขจะยังคงย้อนกลับไปแก้ไขได้ 

    และเมื่อตรวจสอบข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก บันทึก ซึ่งผู้ใช้งานจะไม่สามารถกลับมาแก้ไขรายละเอียดใด ๆ ในใบแจ้งหนี้ได้อีก


ใบแจ้งหนี้ที่ถูกบันทึกแล้ว จะแสดงผลที่หน้าข้อมูลของ Lead ที่คอลัมน์ใบแจ้งหนี้ (ใต้หัวข้อตั้งเวลาแจ้งเตือน) รวมถึง เป็นตัวเลือกอยู่ใน ปุ่มใบแจ้งหนี้ ภายใต้หัวข้อแนบไฟล์ในแท็บส่งอีเมล สำหรับคลิกส่งให้ Lead ได้  ซึ่งผู้ใช้งานสามารถคลิกสัญลักษณ์  (Action Menu) เพื่อดาวน์โหลดใบเสนอราคาและจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ PDF ได้

 


การแก้ไขใบเสนอราคา (Quotation) และ ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

สำหรับใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ ที่ได้ทำการสร้างไปแล้วนั้น สามารถแก้ไขข้อมูลบางส่วนได้อีกครั้ง แต่ไม่สามารถแก้ไขรายการสินค้าที่เลือกไว้ หรือยอดเงินรวมของใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ดังกล่าวได้ โดยใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ที่ถูกแก้ไข จะถูกสร้างเป็นเอกสารใหม่ โดยมีเลขที่เอกสารเดิม และเลขครั้งที่แก้ไขกำกับไว้

การแก้ไขใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ สามารถทำได้ดังนี้

- ในข้อมูลของ Lead ที่มีการสร้างใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ไว้ จะมีรายการเอกสารที่เคยสร้างไว้แล้ว ให้เลือกเอกสารที่ต้องการแก้ไข โดยคลิกที่เมนู ... และเลือกแก้ไข ตามรูปด้านล่าง

- สามารถแก้ไขข้อมูลได้บางส่วน ยกเว้นรายการสินค้า หรือราคารวม และในทุก ๆ การแก้ไข จะมีเลขที่ครั้งที่การแก้ไขกำกับไว้  เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ให้กดที่ปุ่ม "บันทึกการแก้ไข" เพื่อบันทึกใบเสนอราคา

 

 

 

 

  • 3.1.4. ปุ่มเสร็จสิ้นขั้นตอนนี้ (Complete this Step) ในขั้นตอนติดต่อ กรณีที่ติดต่อ Lead และทราบแล้วว่า Lead รายนี้สนใจสินค้าหรือบริการใด หรือมีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของธุรกิจได้จริง ผู้ใช้งานสามรถคลิกปุ่ม "เสร็จสิ้นขั้นตอนนี้" เพื่ออัพเดทการติดตามในขั้นตอนถัดไปได้ 


โดยหลังจากคลิกปุ่ม "เสร็จสิ้นขั้นตอนนี้" ถ้าหากทะเบียนลูกค้าที่ผูกอยู่ มีสถานะเป็น รอยืนยัน (Unverified) ระบบจะแสดง pop-up ขึ้นมาให้ผู้ใช้ตรวจสอบและยืนยันข้อมูลทะเบียนลูกค้า 

สำหรับ วิธีขึ้นทะเบียนลูกค้า สามารถทำได้ 2 วิธี ดังนี้

- สร้างทะเบียนลูกค้าใหม่ (Create a new account) หากข้อมูล Lead รายการนี้ไม่ตรงกับข้อมูลในทะเบียนลูกค้าที่มีอยู่ ผู้ใช้งานสามารถสร้างทะเบียนลูกค้าใหม่ในแท็บนี้ได้ โดยการกรอกข้อมูลในฟอร์มที่ปรากฎ (จำเป็นต้องกรอก ชื่อบัญชีลูกค้า, ชื่อ, ประเภทบัญชีลูกค้า, เบอร์โทรศํพท์, อีเมล) ตรวจสอบความเรียบร้อยของข้อมูล และคลิก “บันทึก” เพื่อยืนยันการสร้างบัญชีลูกค้าใหม่

 

 

- เลือกจากทะเบียนลูกค้าที่มีอยู่ (Select an existing account) กรณีที่ข้อมูลชื่อทะเบียนลูกค้า หรืออีเมลของ Lead รายการนี้ ตรงกับข้อมูลในทะเบียนลูกค้าที่เคยมีการบันทึกไปแล้ว ผู้ใช้งานสามารถเลือกขึ้นทะเบียน Lead ให้เก็บเป็นกลุ่มข้อมูลทะเบียนลูกค้าเดียวกันได้

โดยคลิกเลือกทะเบียนลูกค้าที่ต้องการใช้งาน และคลิก “บันทึก” เพื่อยืนยันการขึ้นทะเบียน Lead ใหม่ ในทะเบียนลูกค้านั้น ๆ ค่ะ

 

จากนั้น ข้อมูลของ Lead รายการนี้ จะแสดงสถานะอยู่ในขั้นตอนถัดไป คือ “ข้อเสนอ” ให้อัตโนมัติ

     - หากคลิก  (Action Menu) จะปรากฎเมนู “ดูรายละเอียดทะเบียนลูกค้า” ให้ผู้ใช้งานกดดูรายละเอียดเพิ่มเติม ที่เคยบันทึกในทะเบียนลูกค้ารายนี้ได้

     - สามารถคลิกเมนู ก่อนหน้า เพื่อดูบันทึกการติดต่อกับ Lead อื่น ๆ ที่ผูกกับทะเบียนลูกค้ารายเดียวกันนี้ได้อีกด้วย

  

 

ข้อแนะนำเพิ่มเติม ในกรณีที่มีการติดต่อ Lead แล้ว พบปัญหา เช่น Lead ที่ได้ไม่ตรงตามวัตถุประสงค์ หรือไม่สามารถติดตามต่อได้ ผู้ดูแลสามารถย้าย Lead รายการนั้น ๆ ไปยังส่วนอื่น ๆ ได้ทันที โดยคลิกที่  (Action Menu) จากนั้น เลือกการดำเนินการ เช่น

     - เมนู “เลิกติดตาม” สำหรับ Lead ที่ไม่ได้สนใจสินค้าหรือบริการจริง ๆ

     - เมนู “ข้อมูลไม่ถูกต้อง” ในกรณีที่ข้อมูลที่ให้ไว้ไม่ถูกต้อง ทำให้ติดต่อกลับไม่ได้

     - เมนู "ส่งต่อ Lead" ใช้ในกรณีที่ Lead รายการนั้น มีผู้ใช้งานหรือเจ้าหน้าที่รายอื่นดูแลรับผิดชอบ สามารถกดโอน Lead ไปให้ได้ เป็นต้น

 

    3.2 ขั้นตอน ข้อเสนอ (Proposal)

หากผู้ใช้งานได้ติดต่อ Lead จนทราบรายละเอียดสินค้า/บริการที่สนใจ หรือทราบความต้องการของ Lead แล้ว ก็อาจลงประวัติการติดต่อเป็นบันทึกช่วยจำ เพื่อความสะดวกในการติดต่อครั้งถัดไป หรือส่งอีเมลแจ้งข้อมูลเพิ่มเติม ใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ไปยัง Lead และคลิกปุ่ม "เสร็จสิ้นขั้นตอนนี้" เพื่อไปสู่ขั้นตอนที่ 3 คือ ต่อรอง ได้เลยค่ะ

 

     3.3. ขั้นตอน ต่อรอง (Negotiation)

สำหรับ Lead ที่มีแนวโน้มจะซื้อสินค้าหรือใช้บริการมากขึ้นแล้ว ผู้ใช้งานสามารถบันทึกประวัติการติดต่อ หรือตั้งเวลาติดตามต่อได้จนกว่าจะจบขั้นตอนการขายหรือบรรลุตามวัตถุประสงค์ในการติดตาม

ซึ่งหากผู้ใช้งานกดปุ่ม เสร็จสิ้นขั้นตอนนี้ ภายใต้ขั้นตอนต่อรอง ข้อมูล Lead รายนี้จะถูกจัดเก็บในสถานะสุดท้าย คือ ปิดการขาย (Close) 

โดยเมื่อเปลี่ยนสถานะ Lead มาเป็น "ปิดการขาย" จะมีหน้าจอแสดงเพื่อให้เลือกใบเสนอราคาที่ใช้ในการปิดการขาย (เลือกได้มากกว่า 1 ใบ) และวันที่บันทึกยอดขาย (Purchase Date) โดยวันที่บันทึกยอดขาย จะถูกใช้เป็นข้อมูลในการแสดงรายงานสถิติ 

ตัวอย่างเช่น Lead ถูกเปลี่ยนสถานะเป็น "ปิดการขาย" ในวันที่ 2 พฤษภาคม แต่ระบุวันที่บันทึกยอดขาย เป็น 30 เมษายน ในรายงานสถิติจะนับรวมมูลค่าของ Lead รายการนี้ ให้เป็นยอดขายของเดือนเมษายน เป็นต้น สุดท้ายข้อมูลของ Lead รายนี้ จะถูกย้ายไปเก็บในเมนู “ปิดการขาย (Closed) โดยอัตโนมัติ

 


 

4. ปิดการขาย (Closed)

เป็นส่วนที่เก็บข้อมูลของ Lead ที่เคยอยู่ใน Inbox ซึ่งผู้ใช้งานได้ลงบันทึกการติดต่อครบทุกขั้นตอน จนสามารถปิดการขายได้ แล้วข้อมูลของ Lead รายนั้น ๆ จะถูกย้ายมาเก็บใน “ปิดการขาย” โดยอัตโนมัติ

ซึ่งข้อมูลในส่วนนี้จะเก็บบันทึกสินค้าหรือบริการที่ลูกค้ารายนั้น ๆ ซื้อ รวมถึงประวัติการติตตามที่ผู้ใช้งานลงบันทึกไว้ และผู้ใช้งานสามารถ เพิ่มป้ายกำกับ ดูรายละเอียดทะเบียนลูกค้า ดูรายละเอียด Lead หรือลงบันทึกประวัติการติดตามเพิ่มเติมในหน้าข้อมูลของ Lead ที่ปิดการขายแล้วได้

 และกรณีที่ Admin เปิดใช้งานฟังก์ชัน "ย้อนกลับไปขั้นตอนก่อนหน้า" (จากเมนู ตั้งค่า ภายใต้หัวข้อข้อมูลของธุรกิจ) ผู้ใช้งานสามารถคลิกเพื่อให้ Lead กลับไปอยู่ในกล่อง Inbox และติดตาม Lead ใหม่ได้

 


 

5. กล่อง “เลิกติดตาม” (Lost) และ “ข้อมูลไม่ถูกต้อง” (Junk)

     - กล่อง เลิกติดตาม (Lost) กรณีที่ผู้ใช้งานติดต่อ Leads แล้ว ไม่มีแนวโน้มหรือมีความเป็นไปได้น้อยที่ Lead จะซื้อสินค้าหรือใช้บริการ และอาจไม่ต้องการติดต่อ Lead รายนี้เพื่อปิดการขายอีกต่อไป ผู้ใช้งานสามารถลงประวัติและย้ายรายการ Lead นั้น ๆ มายังกล่อง “เลิกติดตาม” ได้

     - กล่อง ข้อมูลไม่ถูกต้อง (Junk) กรณีที่ไม่สามารถติดต่อกลับไปยังข้อมูล Leads ได้ เนื่องจากข้อมูลติดต่อกลับไม่ถูกต้อง ผู้ใช้งานสามารถลงประวัติและย้ายรายการ Lead นั้น ๆ มายังกล่อง “ข้อมูลไม่ถูกต้อง” ได้

 

     ขั้นตอนการย้ายรายการ Lead

วิธีที่ 1 ย้ายรายการ Lead ในหน้า Inbox ให้คลิกที่สัญลักษณ์  (Action Menu) ที่ด้านขวาของ Lead รายการที่ต้องการ จากนั้นเลือก “ย้ายไปกล่องเลิกติดตาม” หรือ “ย้ายไปกล่องข้อมูลไม่ถูกต้อง” และคลิก ยืนยัน
 


 

กรณีต้องการย้ายรายการ Lead ในหน้า Inbox ครั้งละหลายรายการ 

    • คลิกทำเครื่องหมายกาถูกหน้ารายการ Lead ที่ต้องการ

    • คลิกปุ่ม "ย้ายไปกล่อง" จากนั้นเลือกตัวเลือก เลิกติดตาม หรือ ข้อมูลไม่ถูกต้อง และคลิก ยืนยัน

    • ระบบจะส่งรายการ Lead ไปยังกล่องปลายทางตามที่เลือก

 

 

วิธีที่ 2 ในหน้ารายละเอียดของ Lead แต่ละรายการ ให้คลิกที่สัญลักษณ์  (Action Menu) ที่ด้านขวา จากนั้นเลือก “ย้ายไปกล่องเลิกติดตาม” หรือ “ย้ายไปกล่องข้อมูลไม่ถูกต้อง” และคลิก ยืนยัน


 

ทั้งนี้ Lead ที่อยู่ในกล่องเลิกติดตาม และกล่องใช้ไม่ได้ จะสามารถย้ายกลับไปยัง Inbox หรือส่งต่อ Lead ให้กับผู้ใช้งานรายอื่นได้ ตามทั้ง 3 วิธีข้างต้นค่ะ


 

6. กล่อง “ส่งต่อ Lead” (Sent)

กรณีที่มีรายการ Lead ที่มีผู้ใช้งานคนอื่นเป็นผู้ดูแลหรือประสานงานติดต่อลูกค้า ผู้ใช้งานสามารถส่ง Lead ไปที่ Inbox ของผู้ดูแลคนนั้น ๆ ได้

 

ขั้นตอนการส่งต่อ Lead

วิธีที่ 1 ส่งต่อ Lead ในหน้า Inbox 

  • ให้คลิกที่สัญลักษณ์  (Action Menu) ที่ด้านขวาของ Lead รายการที่ต้องการ จากนั้นเลือก “ส่งต่อ Lead


 

กรณีต้องการส่งต่อในหน้า Inbox ครั้งละหลายรายการ

  • คลิกทำเครื่องหมายกาถูกหน้ารายการ Lead ที่ต้องการ

  • จากนั้นคลิกปุ่ม “ส่งต่อ Lead” จะปรากฎหน้าต่างสำหรับเลือกผู้ใช้งานหรือกลุ่มผู้รับ Lead ผู้ส่งสามารถเพิ่มบันทึกข้อความสั้น ๆ เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบ (บันทึกจะไปปรากฏเป็นบันทึกในประวัติของ Lead แต่ละรายการที่ถูกส่งต่อไป)

  • สุดท้ายคลิก บันทึก ระบบจะส่งรายการ Lead ไปยัง Inbox ของผู้รับโดยอัตโนมัติ

 

 

วิธีที่ 2 ส่งต่อ Lead ในหน้ารายละเอียดของ Lead แต่ละรายการ

  • ในหน้ารวม Lead คลิกที่รายการ Lead

  • คลิกที่สัญลักษณ์  (Action Menu) ที่มุมบนด้านขวา จากนั้นเลือก “ส่งต่อ Lead

  • จะปรากฎหน้าต่างให้เลือกผู้รับ Lead ใหม่ เช่นเดียวกับวิธีที่ 1 ข้างต้น

  • สุดท้ายคลิก บันทึก

 

 

สำหรับรายการ Lead ที่ถูกส่งต่อแล้ว ผู้ใช้งานสามารถคลิกดูข้อมูลได้ในกล่อง "ส่งต่อ" แต่จะไม่สามารถลงบันทึกข้อมูลการติดต่ออื่น ๆ เพิ่มเติมได้ และไม่สามารถดูข้อมูลการติดต่อที่ผู้ใช้งานคนใหม่ลงบันทึกภายหลังได้

 


 

7. การใช้งานเมนู "ปฏิทินของฉัน" (My Calendar)

เป็นส่วนที่บันทึกและแสดงผลรายการ Leads ที่มีการตั้งเวลาแจ้งเตือนการติดต่อไว้ โดยจะแสดงผลข้อมูลในปฏิทิน เฉพาะรายการที่ผู้ใช้งานเป็นคนตั้งเวลาติดต่อ Lead ของตนเองเท่านั้น

โดยผู้ใช้งานสามารถใช้งานเมนูปฏิทิน ในการจัดการข้อมูล Lead ได้ ดังนี้

  • ดูกำหนดวันและเวลาติดต่อในปฏิทินได้ ทั้งแบบรายเดือน, รายสัปดาห์, รายวัน และแสดงเป็นลิสต์รายการ

  • การแสดงผลแบบตารางเวลา ทำให้ทราบว่าแต่ละวันมีการนัดติดต่อลูกค้าในเวลาใดบ้างแล้ว ช่วยให้ลงเวลานัดในครั้งต่อไป หรือนัดลูกค้ารายอื่น ไม่ซ้ำกับเวลาที่ได้ลงไว้แล้ว
     
  • สามารถคลิกที่รายการ Lead บนปฏิทิน เพื่อดูบันทึกข้อมูลของ Lead แต่ละรายการ หรือลงบันทึกการติดต่อเพิ่มเติมได้ทันที



 

 

สำหรับรายการที่ผ่านกำหนดการตั้งเวลาแจ้งเตือน (reminders) มาแล้ว จะแสดงเป็นสีเทา ซึ่งผู้ใช้สามารถคลิกดูประวัติการแจ้งเตือนที่ผ่านมาแล้วเหล่านั้นได้ 

 


8. เมนู ป้ายกำกับ (Labels)

เป็นเครื่องมือสำหรับจัดระเบียบกลุ่ม Lead ใน Inbox เพื่อความสะดวกในการดูข้อมูลเบื้องต้น ซึ่งเปรียบเทียบการทำงานของป้ายกำกับ เหมือนกับ “โฟลเดอร์” ในคอมพิวเตอร์นั่นเองค่ะ 

ซึ่งป้ายกำกับหลักของระบบ SalesDesk นั้น จะถูกเพิ่มโดยผู้เป็น Admin โดยสร้างที่เมนู ป้ายกำกับสำหรับ Lead (Lead Labels) เพื่อใช้เป็นป้ายกำกับมาตรฐานที่ผู้ใช้งานทุกคนสามารถใช้งานร่วมกันได้ ตามเงื่อนไขดังนี้

  • ข้อมูล Lead 1 รายการสามารถมีป้ายกำกับได้มากกว่า 1 ป้าย 

  • ผู้ใช้งานสามารถติดป้ายกำกับให้กับ Lead ที่อยู่ใน Inbox และกล่อง ปิดการขาย ได้
     
  • ถ้า Lead ที่มีป้ายกำกับติดอยู่ ถูกย้ายไปยังเมนู เลิกติดตาม หรือข้อมูลไม่ถูกต้อง โดยที่ป้ายกำกับยังอยู่ด้วย จะไม่สามารถเพิ่ม ลบ หรือเปลี่ยนป้ายกำกับที่ติดอยู่กับ Lead ได้


ทั้งนี้ การใช้งานป้ายกำกับ จะสามารถจำแนกตามความเหมาะสมของสินค้าหรือบริการในแต่ละธุรกิจ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งาน เช่น สร้างป้ายกำกับแยกตามประเภทสินค้า/บริการ หรือสร้างป้ายกำกับตามระดับความสนใจสินค้าหรือบริการของ Lead เป็นต้น

 

ขั้นตอนการติดป้ายกำกับให้กับรายการ Lead

วิธีที่ 1 ในหน้า Inbox ที่รวมรายการ Lead ให้คลิกที่สัญลักษณ์  (Action Menu) ที่ด้านขวาของ Lead รายการที่ต้องการ จากนั้นเลือก “เพิ่มป้ายกำกับ” และคลิกทำเครื่องหมายถูกหน้าป้ายกำกับที่ต้องการ (หรือคลิกเครื่องหมายถูกออกเมื่อไม่ต้องการติดป้ายกำกับ) แล้วกด “บันทึก

 

วิธีที่ 2 ในหน้ารายละเอียดของ Lead แต่ละรายการ ให้คลิกที่สัญลักษณ์  (Action Menu) ที่ด้านขวา จากนั้นเลือก “เพิ่มป้ายกำกับ” และคลิกทำเครื่องหมายถูกหน้าป้ายกำกับที่ต้องการ (หรือคลิกเครื่องหมายถูกออกเมื่อไม่ต้องการติดป้ายกำกับ) แล้วกด “บันทึก


 

จากนั้น รายการ Lead ที่มีป้ายกำกับติดไว้ จะแสดงผลในกลุ่มป้ายกำกับนั้น ๆ โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้งานสามารถคลิกดูรายละเอียด และลงบันทึกรายละเอียดใน Lead แต่ละรายการได้ตามปกติ


 


 

9. เมนู ป้ายกำกับของฉัน (My Labels)

นอกจากเมนูป้ายกำกับของระบบแล้ว หากผู้ใช้งานต้องการจำแนกกลุ่ม Lead ให้เฉพาะเจาะจงมากยิ่งขึ้น สามารถเพิ่มป้ายกำกับของฉัน เพื่อใช้จัดกลุ่ม Lead ใน Inbox ส่วนตัว ซึ่งสามารถใช้ควบคู่กับป้ายกำกับของระบบได้อีกด้วยค่ะ

 

1. วิธีเพิ่มป้ายกำกับ (Add Label)

  • ที่หัวข้อ "ป้ายกำกับของฉัน" ให้คลิกปุ่ม  "ตั้งค่าป้ายกำกับของฉัน" (Manage My Labels) และคลิกปุ่ม "เพิ่มป้ายกำกับ"

  • ปรากฎหน้าต่างเพิ่มป้ายกำกับ ให้กรอกชื่อป้ายกำกับ และเลือกสี รวมถึงรายละเอียดคำอธิบายเกี่ยวกับป้ายกำกับนี้ (ไม่บังคับ) และคลิก "บันทึก"

 

2. ขั้นตอนการติดป้ายกำกับให้กับรายการ Lead

  • สามารถติดป้ายกำกับที่ผู้ใช้งานสร้างเองให้กับ Lead รายการที่ต้องการ ด้วยวิธีเดียวกับการติดป้ายกำกับของระบบค่ะ ทั้งจากในหน้า Inbox ที่รวมรายการ Lead และการคลิกเข้าไปในหน้ารายละเอียดของ Lead แต่ละรายการ

  • โดยคลิกที่สัญลักษณ์  (Action Menu) ที่ด้านขวาของ Lead  จากนั้นเลือก “ติดป้ายกำกับ

  • และคลิกทำเครื่องหมายถูกหน้าป้ายกำกับที่ต้องการ (หรือคลิกเครื่องหมายถูกออกเมื่อไม่ต้องการติดป้ายกำกับ) แล้วกด “บันทึก

 

3. วิธีแก้ไขป้ายกำกับ (Edit Label)

  • คลิก  (Action Menu) ที่ด้านขวาของป้ายกำกับ และคลิก "แก้ไข

  • ปรากฎหน้าต่างแก้ไขป้ายกำกับ สามารถแก้ไข ชื่อป้ายกำกับ รายละเอียด เลือกสี รวมถึงสถานะการใช้งานของป้ายกำกับนี้ เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้วคลิก "บันทึก"

 

4. วิธีลบป้ายกำกับ (Delete Label)

  • คลิก  (Action Menu) ที่ด้านขวาของป้ายกำกับ และคลิก "ลบ"


 

  • ปรากฎหน้าต่างแก้ยืนยันการลบ ให้คลิกปุ่ม "OK"