นำเข้า / ส่งออก (Import & Export)

ภายใต้เมนูนำเข้า / ส่งออก จะประกอบด้วยเมนูย่อยสำหรับจัดการข้อมูล ดังนี้

  1. นำเข้า Lead (Lead Import)
     
  2. ส่งออก Lead (Lead Export)

  3. นำเข้าทำเบียนลูกค้า (Account Import)
     
  4. ส่งออกทะเบียนลูกค้า (Account Export)

  5. โอนย้าย Lead (Lead Transfer)

 

1. นำเข้า Lead (Lead Import)

ในกรณีที่มีการเก็บรายชื่อ Lead จำนวนมาก เช่น Lead ที่ได้จากการออกบูธ หรืออีเวนต์ต่าง ๆ ผู้ดูแลระบบสามารถข้อมูล Lead เหล่านั้น มาเพิ่มในระบบ SalesDesk ได้ง่ายในครั้งเดียว ที่เมนู นำเข้า Lead (Lead Import)

เพียงจัดเก็บข้อมูล Lead ในรูปแบบ CSV File (สามารถทำได้ในโปรแกรมต่าง ๆ เช่น Microsoft Excel, LibreOffice CalC, Notepad ฯลฯ) ดังรูปภาพตัวอย่างด้านล่าง โดยระบบจะดึงข้อมูลตั้งแต่ คอลัมน์ A แถวที่ 2 เป็นต้นไปเท่านั้น และคอลัมน์ที่จำเป็นต้องมีข้อมูล คือ ชื่อ และเบอร์โทรศัพท์  (ส่วนคอลัมน์อื่น ๆ หากไม่มีข้อมูลในช่องใด สามารถเว้นว่างได้)

และบันทึกให้ไฟล์อยู่ใน รูปแบบนามสกุล .csv (เลือก Save as type เป็น Text CSV)

 

วิธีนำเข้ารายชื่อในระบบ SalesDesk

 คลิกที่ปุ่ม "นำเข้า Lead"

 

จะปรากฎหน้าต่างสำหรับนำเข้าไฟล์ CSV ตามขั้นตอนดังนี้

  • คลิกปุ่ม "เลือกไฟล์"
      
  • จากนั้นเลือกไฟล์รายชื่อ นามสกุล .csv จากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

  • เลือกแหล่งที่มาของรายการ Lead

  • คลิกปุ่ม "นำเข้า"

    หมายเหตุ : สามารถคลิกลิงก์ "ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง" เพื่อนำไปใช้เป็นรูปแบบเริ่มต้นสำหรับกรอกข้อมูล Lead จริงได้ค่ะ

 

เมื่ออัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงรายละเอียดการนำเข้าข้อมูล Lead รายการที่สำเร็จ ตามรูปภาพด้านล่างนี้ โดยผู้ดูแลระบบจะต้องคลิกปุ่ม "ส่งเข้า Inbox" เพื่อส่งข้อมูล Lead ไปให้ผู้ใช้งานที่รับผิดชอบคนใดคนหนึ่ง หรือแจก Lead ให้กับกลุ่มผู้รับ Lead ตามที่กำหนดไว้ ให้ได้ติดต่อกลับ Lead เหล่านี้ต่อไป

แต่ในกรณีที่มีรายการ Lead ที่นำเข้าไม่สำเร็จ ระบบจะรวมข้อมูลไว้ให้ผู้ดูแลระบบได้ดาวน์โหลดข้อมูลไปแก้ไข และนำกลับมาอัพโหลดเข้าระบบใหม่อีกครั้งค่ะ

 

ตัวอย่างขั้นตอนการส่ง Lead เข้า Inbox ของผู้ใช้งานหรือกลุ่มผู้รับ Lead

 

สุดท้าย เมื่ออัพโหลดรายการ Lead แล้ว จะมีรายการบันทึกอยู่ในเมนู นำเข้า Lead โดยถ้ารายการใดที่ยังไม่ได้ส่ง Lead เข้า Inbox หรือยังไม่ได้ดาวน์โหลดรายการที่นำเข้าไม่สำเร็จ ผู้ดูแลระบบสามารถคลิก  (Action Menu) ที่ด้านขวาของรายการ จากนั้นเลือก ส่งเข้า Inbox หรือ ดาวน์โหลดรายการที่นำเข้าไม่สำเร็จ ได้จากหน้านี้ด้วยค่ะ


 

2. ส่งออก Lead (Lead Export)

ผู้ดูแลระบบสามารถส่งออกข้อมูล Lead จากระบบ SalesDesk เพื่อเก็บเป็นรายงานหรือนำข้อมูลไปใช้งานต่อในระบบอื่น ๆ ได้จากเมนูนี้ โดยการกำหนดเงื่อนไขในการส่งออก ตามหัวข้อต่อไปนี้

  • เลือกวันที่เริ่มต้น - และวันสิ้นสุด : เลือกช่วงเวลาที่ได้รับข้อมูล Lead

  • เลือกผู้ใช้ : เลือกข้อมูล Lead จากผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบเป็นผู้รับผิดชอบ

  • เลือก ป้ายกำกับของระบบ : เลือกข้อมูล Lead ที่ถูกกรองตามการติดป้ายกำกับ
     
  • เลือกกล่อง : เลือกข้อมูล Lead จากกล่อง Inbox, ปิดการขาย, เลิกติดตาม, ข้อมูลไม่ถูกต้อง

  • เลือกขั้นตอนของ Lead : เลือกข้อมูล Lead จากขั้นตอนการติดต่อที่ Lead ถูกดำเนินการอยู่ ได้แก่ ขั้นตอนติดต่อ, ข้อเสนอ, ต่อรอง และ ปิดการขาย

  • แสดงเส้นทางการส่งต่อ : หากคลิกเลือกหัวข้อนี้ จะแสดงข้อมูลการส่งต่อ Lead จากผู้ใช้รายหนึ่งไปยังผู้ใช้อีกรายอื่น ๆ ในรายงานด้วย

  • ค่าเริ่มต้น : คลิกปุ่มนี้ หากต้องการล้างค่าการเลือกเงื่อนไขในการส่งออก Lead ให้กลับสู่ค่าเริ่มต้น

 

เมื่อกำหนดเงื่อนไขในการส่งออกแล้ว ให้คลิกปุ่ม "ส่งออก" ระบบจะปรากฎหน้าต่างให้ตรวจสอบข้อมูลเงื่อนไขในการส่งออกโดยรวมอีกครั้ง หากถูกต้องแล้วให้คลิกดาวน์โหลดไฟล์ นามสกุล .xls และบันทึกลงเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณได้เลยค่ะ

 

 

ตัวอย่างรายงานที่ได้รับจากการส่งออก Lead ระบบ SalesDesk

 

และระบบจะแสดง ประวัติการใช้งาน ซึ่งจะบอกรายละเอียดการส่งออก Lead จากผู้ดูแลระบบทั้งหมดที่เข้ามาส่งออกข้อมูล Lead ในส่วนนี้ค่ะ

 

หมายเหตุ : รายงานการส่งออก Lead ได้ครั้งละไม่เกิน 500 รายการ หากเกินกว่าจำนวนที่กำหนด ผู้ดูแลระบบอาจต้องเปลี่ยนเงื่อนไขในการกรองข้อมูลใหม่ เช่น เลือกช่วงวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดให้น้อยลง หรือ เลือกจำนวนข้อมูลจากกล่อง ผู้ใช้ หรือป้ายกำกับ ครั้งละไม่มาก เป็นต้น


 

3. นำเข้าทำเบียนลูกค้า (Account Import)

ในกรณีที่มีการเก็บข้อมูลลูกค้าอยู่แล้ว ผู้ดูแลระบบสามารถข้อมูลลูกค้า เหล่านั้น มาเพิ่มในระบบ SalesDesk ได้ง่ายในครั้งเดียว ที่เมนู นำเข้าทะเบียนลูกค้า (Account Import)เพียงจัดเก็บข้อมูลทะเบียนลูกค้า ในรูปแบบ CSV File (สามารถทำได้ในโปรแกรมต่าง ๆ เช่น Microsoft Excel, LibreOffice CalC, Notepad ฯลฯ) โดยระบบจะดึงข้อมูลตั้งแต่ คอลัมน์ A แถวที่ 2 เป็นต้นไปเท่านั้น และคอลัมน์ที่จำเป็นต้องมีข้อมูล ดังนี้

ทะเบียนลูกค้า: Account Name, Account Type, Account Status
ผู้ติดต่อ: First Name, Email, Phone

(ส่วนคอลัมน์อื่น ๆ หากไม่มีข้อมูลในช่องใด สามารถเว้นว่างได้)

 

วิธีนำเข้าทะเบียนลูกค้า

 คลิกที่ปุ่ม "นำเข้า ทะเบียนลูกค้า"

จะปรากฎหน้าต่างสำหรับนำเข้าไฟล์ CSV ตามขั้นตอนดังนี้

  • คลิกปุ่ม "เลือกไฟล์"

  • จากนั้นเลือกไฟล์รายชื่อ นามสกุล .csv จากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

  • คลิกเลือกหากต้องการให้ระบบอัพเดททะเบียนลูกค้าที่มีรหัสลูกค้าตรงกับรายการในไฟล์

  • คลิกปุ่ม "นำเข้า"

 

เมื่ออัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงรายละเอียดการนำเข้าข้อมูลทะเบียนลูกค้า รายการที่สำเร็จ ตามรูปภาพด้านล่างค่ะ

4. ส่งออกทะเบียนลูกค้า (Account Export)

จะทำงานคล้ายกับเมนูส่งออก Lead แต่เป็นการเลือกส่งออกข้อมูลของลูกค้าที่มีการขึ้นทะเบียน (Register) เรียบร้อยแล้ว เพื่อเก็บเป็นรายงานหรือนำข้อมูลไปใช้งานต่อในระบบอื่น ๆ ได้ โดยการกำหนดเงื่อนไขในการส่งออก ตามหัวข้อต่อไปนี้

  • เลือกวันที่เริ่มต้น - และวันสิ้นสุด : เลือกช่วงเวลาที่ขึ้นทะเบียนบัญชีลูกค้าที่ต้องการ

  • ประเภททะเบียนลูกค้า : เลือกทะเบียนตามการจำแนกประเภทเป็นแบบส่วนบุคคล หรือบริษัท

  • ประเภทธุรกิจ : เลือกทะเบียนตามกลุ่มประเภทของธุรกิจ

  • จังหวัด : เลือกข้อมูลตามจังหวัดที่ต้องการ

  • ผู้ติดต่อ : เลือกข้อมูลผู้ติดต่อทั้งหมด หรือเลือกเฉพาะผู้ติดต่อของทะเบียนบัญชีลูกค้าแต่ละรายการได้

  • ปุ่ม ค่าเริ่มต้น : คลิกปุ่มนี้ หากต้องการล้างค่าการเลือกเงื่อนไขในการส่งออก Lead ให้กลับสู่ค่าเริ่มต้น

เมื่อกำหนดเงื่อนไขในการส่งออกแล้ว ให้คลิกปุ่ม "ส่งออก" ระบบจะปรากฎหน้าต่างให้ตรวจสอบข้อมูลเงื่อนไขในการส่งออกโดยรวมอีกครั้ง หากถูกต้องแล้วให้คลิกดาวน์โหลดไฟล์ นามสกุล .xls และบันทึกลงเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณได้เลยค่ะ


 


ตัวอย่างรายงานที่ได้รับจากการส่งออกทะเบียนลูกค้า ระบบ SalesDesk

 


และระบบจะแสดง ประวัติการใช้งาน ซึ่งจะบอกรายละเอียดการส่งออกทะเบียนลูกค้า จากผู้ดูแลระบบทั้งหมดที่เข้ามาส่งออกข้อมูลในส่วนนี้ค่ะ


 

 

5. โอนย้าย Lead (Lead Transfer)

ด้วยเมนูนี้ ผู้ดูแลระบบสามารถโอนย้าย Lead ทั้งหมด จากผู้ใช้คนหนึ่งไปยังผู้ใช้อีกคนหนึ่ง หรือกลุ่มผู้รับ Lead หลาย ๆ คนได้

เหมาะสำหรับกรณีผู้ใช้งานเดิมลาออก หรือผู้ใช้ไม่ได้ใช้งานระบบ SalesDesk แล้ว และต้องการโอนย้าย Leads ที่ถือครอง ให้กับผู้ใช้งานรายอื่นได้ติดต่อและติดตามลูกค้าต่อไป


ขั้นตอนการโอนย้าย Lead

1. ในหน้าเมนู โอนย้าย Lead คลิกปุ่ม โอนย้าย


 

2. ปรากฎหน้าต่าง "โอนย้าย Lead"

  • ตำแหน่งหมายเลข 1 ต้นทาง : เลือกผู้ใช้ที่เป็นเจ้าของ Lead ปัจจุบัน

  • ตำแหน่งหมายเลข 2 ประเภทของผู้รับ : เลือกผู้รับ Lead จากผู้ใช้ต้นทาง เป็นผู้ใช้คนใดคนหนึ่งหรือกลุ่มผู้รับ Lead หลายคนได้

  • ตำแหน่งหมายเลข 3 ส่งถึง : เลือกผู้ใช้ หรือกลุ่มผู้รับ Lead ปลายทาง ที่จะเป็นผู้รับ Lead จากผู้ใช้ต้นทาง ไปดูแลติดตามต่อ

  • ตำแหน่งหมายเลข 4 : คลิก "ยืนยัน" การโอนย้าย Lead

 

 

3. จะปรากฎหน้าต่างสรุปข้อมูลการโอนย้าย Lead หากตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก "ยืนยัน"


 

4. หลังจากโอนย้าย Lead เรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงบันทึกการโอนย้ายในหน้าหลักของเมนูโอนย้าย Lead 


 

รวมถึงผู้รับหรือกลุ่มผู้รับ Lead ปลายทาง จะได้รับอีเมลแจ้งเตือนว่ามี Lead ใหม่จากการโอนย้าย พร้อมระบุจำนวนรายการ Lead ดังภาพตัวอย่าง